Google диск: обмін та спільне користування файлів

Google диск полегшить обмін файлами. Він також дає можливість декільком людям редагувати один і той же файл, що дозволяє співробітництво в режимі реального часу.

обмін файлами

Всякий раз, коли ви ділитеся файлом з вашого хмари Google диск, ви можете дозволити іншим користувачам переглядати і навіть редагувати один і той же файл. Ви можете ділиться будь-яким файлом, що зберігається на вашому Гугл диску, але важливо відзначити, що ви можете використовувати функції спільної роботи тільки для файлів, створених на вашому диску Google.

Давайте подивимося на прикладі вчителя, який використовує Google диск для того, щоб організувати листи, плани уроків і багато іншого. Файли вчителя включають в себе:

Файли, які вона зберігає для особистого використання, такі як таблиці з витратами класу.
Файли, які вона дозволяє редагувати іншим, такі як документи з планування уроку, які вона створює спільно з колегою-вчителем.
Файли, якими вона публічно ділиться, але не дозволяє іншим редагувати, такі як інформаційні бюлетені та оголошень, ними вона ділиться зі своїми учнями та їх батьками.
Файли, якими інші діляться з нею, в тому числі ті, які вона може редагувати, такі як інвентаризації поставок від її колеги-вчителі, і ті, які вона не може редагувати, такі як графік, відправлений їй начальством.

Ви можете сказати, що жоден параметр обміну НЕ буде вірний для всіх файлів вчителя. Налаштування, які ви вибираєте для кожного з файлів, яким ви ділитеся, в першу чергу, ймовірно, залежать від того, чому ви ділитеся ним.

Коли ви ділитеся файлом з обмеженою групою людей, ваші со-редактори повинні увійти в систему з обліковим записом Google, щоб переглянути або змінити файл. Але якщо ви ділитеся файлом з великою групою людей або робите файл загальним, вашим со-редакторам не обов`язково мати обліковий запис Google, щоб отримати доступ до файлу.

Відео: Google Диск Установка Налаштування Функціонал

Щоб поділиться файлом з обмеженою групою людей:

Знайдіть і виберіть файл, яким ви хочете поділитися, а потім натисніть кнопку Відкрити доступ.
З`явиться діалогове вікно. В поле Люди, введіть адреси електронної пошти людей, з якими ви хотіли б поділитися файлом. При бажанні ви можете додати повідомлення, яке буде передано людям з якими ви поділитеся файлом.
Натисніть кнопку Надіслати. Ваш файл буде переданий.

Для більшого контролю над файлами, ви можете натиснути на стрілку з випадають опціями, щоб вирішити, чи може людина змінювати, коментувати, чи просто переглядати файл.

Налаштування доступу до файлу

Поділитися посиланням

Ви можете легко обмінюватися файлами з великою групою людей, забезпечуючи доступ до будь-якого файлу в вашому Диску Google. Посилання в основному - це URL або веб-адресу самого файлу, яким ви хочете поділитися. Особливо це корисно для файлів, які мають занадто великий розмір для відправки його в якості вкладення електронної пошти, такі як музика або відео файл. Ви також можете поділитися файлом, розмістивши посилання на публічній веб-сторінці. Будь-який користувач, що натиснув на посилання буде перенаправлений до файлу.

Відео: завантаження файлу на google-диск і надання загального доступу

Щоб поділитися посиланням:

Знайдіть і виділіть файл, яким ви хочете поділитися, а потім натисніть кнопку Відкрити доступ.
З`явиться діалогове вікно. Натисніть Увімкнути доступ за посиланням.
Посилання файлу буде скопійована в веб буфер обміну. Ви можете вставити посилання в повідомлення електронної пошти або на сторінку в інтернеті, щоб поділитися файлом. Після закінчення натисніть кнопку Готово.

Файли, якими поділилися з вами

Люди можуть також поділиться файлами з вами. Ці файли з`являться в папці Доступні мені в лівому меню. Якщо ви віддасте перевагу отримати доступ до файлу на вашому диску без перемикання на папку Доступні мені, ви можете перемістити його. Щоб зробити це, перейдіть в папку Доступні мені, наведіть курсор на потрібний файл, а потім виберіть Додати на Мій диск.

Додати доступні файли на мій диск

Інструменти для спільного використання

Всякий раз, коли ви ділитеся файлом у форматі Google диск, ви можете дозволити вашим со-редакторам змінити і відредагувати файл. Google диск пропонує кілька інструментів, які покращують можливості спільного використання, полегшує спілкування з вашими колегами-редакторами і дозволяє легко переглядати якісь зміни були зроблені і ким.

На зображенні нижче відзначені елементи (інструменти і особливості) спільної роботи в Google диск (опису зазначених елементів під зображенням).

screenshot sharing

Відео: Як використовувати Google Drive

1. Додаткові параметри загального доступу

Натисніть по меню файл, щоб відкрити додаткові параметри спільного доступу.

Параметри загального доступу

завантажити як дозволяє завантажити і зберегти (в комп`ютер) поточний файл в іншому форматі, наприклад, документ Word, файл PDF, або Html текст.
Опублікувати в Інтернеті... дозволяє створити просту веб-сторінку з вашим документом
Надіслати співавторам... дозволяє відправити електронний лист, що містить посилання на ваш файл
Приєднати до повідомлення ел. пошти... дозволяє відправити файл як вкладення електронної пошти

2. Переглянути історію змін

Виберіть файл і виберіть переглянути історію змін, щоб переглянути попередні версії файлу. Ви можете побачити зміни, які були зроблені раніше і при бажанні повернутися до старої версії.

Перегляд історії змін документа

3. Аватарка співавторів і чат

Зображення профілю тих, хто зараз разом з вами переглядає файл. Також ви можете натиснути на значок чату щоб відкрити чат і почати спілкуватися з тими хто зараз переглядає файл разом з вами.

4. Коментарі

Натисніть кнопку Коментарі, щоб переглянути потік, що містить всі коментарі, що стосуються файлу, відсортоване в хронологічному порядку. Ви також можете додавати нові коментарі і відповідати на старі.

5. Налаштування доступу

Наведіть курсор на кнопку «Налаштування Доступу», щоб побачити опис файлу і поточні настройки видимості.

Ви також можете поділитися файлом з іншими людьми, змінити видимість, або створити посилання на файл.

6. Курсор

Якщо співавтор змінює файл, з`явиться курсор в яскравий колір. Будь-які зміни, які людина робить буде відображатися в режимі реального часу.

7. Чат

Чат дозволяють прикріпити записочку до певної частини файлу. Ваші співробітники зможуть побачити і відповісти на будь-який коментар, який ви відправляєте.

Практикуйте!

Поділіться файлом з будь-ким.
Дайте посилання на файл по електронній пошті або в Інтернеті.
Використовуйте інструменти для спільної роботи з кимось, щоб редагувати один і той же файл.
Залиште коментар до файлу для перегляду комусь.

Поділися в соц. мережах: