У цьому уроці ви дізнаєтеся, як використовувати команди Зберегти і Зберегти як, також дізнаєтеся як зберегти книгу в режимі сумісності з Excel 97-2003, і як зберегти книгу в форматі PDF.
Всякий раз, коли ви створюєте новий документ в Excel, вам потрібно знати, як його зберегти для подальшого доступу та редагування. Excel дозволяє зберігати документи кількома способами.
Щоб використовувати команду Зберегти як:
Команда «Зберегти як» дозволяє вам вибрати ім`я документа і місце, де його зберегти. Це корисно, коли ви тільки створили документ або хочете зберегти версію документа, залишивши оригінал недоторканим.
- Натисніть вкладку Файл.
- Виберіть Зберегти як.
- З`явиться діалогове вікно Зберегти як. Виберіть місце, де ви хочете зберегти книгу.
- Введіть ім`я книги та натисніть Зберегти.
Щоб використовувати команду Зберегти:
- Клацніть по команді Зберегти на Панелі швидкого доступу.
- Книга буде збережена в тому ж місці, де вона знаходиться в даний момент і з тим же ім`ям.
Якщо ви зберігаєте книгу в перший раз і вибираєте Зберегти, то з`явиться діалогове вікно Зберегти як.
Щоб скористатися Автозбереження:
Excel автоматично зберігає ваші книги під час роботи на тимчасову папку. Якщо ви забудете зберегти зміни або у програми Excel трапиться який-небудь збій, то ви зможете відновити Автозбереження файл.
- Відкрийте книгу, яка до цього була закрита без збереження.
- Натисніть вкладку Файл і виберіть у спливаючому меню пункт Відомості.
- Якщо автоматичне збереження версії вашої книги існують, то вони будуть показані в розділі версії. Натисніть на фото, щоб його відкрити.
- Під стрічкою книги з`явиться жовте попередження. Щоб відновити цю версію книги натисніть Відновити, а потім OK.
За замовчуванням Excel автоматично зберігає книгу кожні 10 хвилин. Якщо ви працювали з таблицею менше 10 хвилин і закрили без збереження або стався збій, то Excel не встигне зробити автосохранение.
Якщо ви не бачите файл, який шукайте, або шукаєте файл, у якого немає попередніх версій, то ви можете подивитися всі автоматичне збереження файли, натиснувши кнопку Управління версіями і вибравши Відновити незбережені книги в випадаючому меню.
Щоб зберегти книгу в форматі Книга Excel 97-2003:
Ви можете ділитися вашими книгами з тими, хто користується Excel 2010 або 2007, так як у них однакові формати файлів. Проте, більш ранні версії Excel використовують інший формат файлу. Тому, якщо ви хочете поділитися книгою з кимось, хто використовує попередню версію Excel, вам потрібно зберегти її у форматі Книга Excel 97-2003.
- Клацніть по вкладці Файл.
- Виберіть Зберегти як.
- У випадаючому списку Тип файлу виберіть Книга Excel 97-2003.
- Виберіть місце, де слід зберегти книгу.
- Введіть ім`я книги та натисніть Зберегти.
Щоб зберегти файл у форматі PDF:
Збереження вашої книги в форматі Adobe Acrobat Document, який називається PDF, може бути особливо корисним, якщо одержувачі не мають і не працюють в Excel. Збереження у форматі PDF дають можливість одержувачам побачити вміст книги, хоча вони не зможуть редагувати її.
- Клацніть по вкладці Файл.
- Виберіть Зберегти як.
- У випадаючому списку Тип файлу виберіть PDF.
- Виберіть місце, де слід зберегти книгу.
- Введіть ім`я книги та натисніть кнопку Зберегти.
За замовчуванням Excel зберігає тільки активний лист. Якщо у вас в книзі кілька листів, а ви хочете зберегти їх все в одному PDF файлі, то натисніть на кнопку Параметри. З`явиться діалогове вікно Параметри. Виберіть пункт Всю книгу і натисніть OK.
Зберігайте документ чаші під час роботи. Тобто ввели деякі зміни в документ - натиснули на кнопку зберегти. Зробіть це звичкою.